ASIENTOS DE CAJA
INTRODUCCIÓN: timote_@hotmail.com
El presente trabajo tiene por finalidad dar a conocer todo lo referente al tema Asientos de Caja, podemos decir que se denomina asiento a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, que se realizan en contabilidad con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación en el patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una sociedad o persona física. En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contrapartida.
A lo largo de este trabajo, iremos detallando cada punto relacionado con el tema.
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. Planteamiento del Problema:
¿Cuáles son las definiciones, características de los Asientos de Caja?
1.2. Formulación del Problema:
¿Cuales son las definiciones, características, partes de los Asientos de Caja?
1.3. Justificación:
Muchos estudiosos tratan de resumir a un asiento como cada una de las anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, que se realizan en contabilidad con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación en el patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una sociedad o persona física. En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber.
El asiento de cada transacción indica qué cuenta debe cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.
1.4. Objetivos:
1.4.1. General:
Definir y resumir, características, partes de los asientos de caja, teniendo como referencia el módulo de Cajas y Bancos que administra la información de las facturas emitidas y recibidas así como el flujo de las cajas del hotel y la conciliación de pagos y abonos. El módulo ofrece una interfaz visual para la gestión de las cuentas, permitiendo evaluar caja, pagos, cobranzas y emitir informes diarios o semanales sobre los resultados de estas transacciones.
1.4.2. Específicos:
· Analizar su importancia.
· Determinar cuales son sus características.
· Indagar los casos, relacionados a este tema.
· Establecer que tipos, partes que componen los asientos de caja.
CAPITULO II
MARCO CONCEPTUAL
2.1. Asientos:
Registro de una operación real o virtual en el libro correspondiente. Registro de las operaciones financieras y presupuestarias ejercidas o devengadas que se realizan en los libros principales de las dependencias y entidades del Gobierno Federal.
2.2. Libro de Caja
El libro de caja o de cuentas es uno de los tres libros oficiales de la asociación. En él deben reflejarse todos los movimientos económicos (ingresos y gastos) que ha realizado la entidad.
2.3. Libro Bancos
Muestra el Movimiento Acumulado y el Movimiento del Mes, no obstante la Cuenta Bancaria no haya tenido movimiento.
2.4. Documento Bancario
Documento bancario es aquel que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
2.5. Documento de Caja:
Son todos los pequeños documentos que tenga de caja debe ordenarlos por fechas para luego contabilizarlos fácilmente.
CAPITULO III
MARCO TEÓRICO
3.1. Asientos del módulo de Cajas y Bancos
El módulo de Cajas y Bancos administra la información de las facturas emitidas y recibidas así como el flujo de las cajas del hotel y la conciliación de pagos y abonos. El módulo ofrece una interfaz visual para la gestión de las cuentas, permitiendo evaluar caja, pagos, cobranzas y emitir informes diarios o semanales sobre los resultados de estas transacciones. Las ventas y compras, la información de caja y conciliaciones, así como el resultado de los inventarios y movimiento de almacén resultan en tablas y registros que pueden ser integrados en módulos de contabilidad con capacidad de leer los datos para adecuarlos a un plan contable que se define libremente. Los módulos de caja, facturación, almacén, reservas y puntos de venta admiten el uso de dos monedas simultáneamente.
La suma de los módulos ofrece una solución integral que gestiona la información de diversos ámbitos del hotel, brindando la posibilidad de usar y eventualmente nuevos reportes gerenciales y estadísticos que abarcan la suma de las áreas de operación de la empresa.
Al atender un requerimiento, se genera automáticamente el número de la nota de pedido como referencia; así mismo un requerimiento se puede enlazar con una orden de compra.
3.1.1. Características y Funcionalidades
Registro, mantenimiento y configuración de Cajas de Hotel
- Asignación de Tipos de documentos de Facturación, serie y número vinculado a una caja
- Definición de Caja Principal y Cajas Anexas
Transacciones de caja y bancos para caja principal
- Adición de Fondos
- Movimientos de caja y bancos
Cierre mensual de Caja Principal, Cajas anexas y Cuentas bancarias.
Movimientos de caja y bancos
- Registro de movimientos de caja y bancos
Liquidación de caja
- Registro y emisión de cierres de operaciones por rangos de fecha (Turnos)
- Re impresión de cierres registrados
Conciliación de documentos compras y ventas
- Verificación y VºBº de documentos, pagos y cobranzas efectuadas por caja
Cuentas Transitorias de compras y ventas
- Conciliar Documentos pendientes vs. Pagos efectuados por clientes o proveedores
- Conciliación de Comprobantes de pago vs. Depósitos en caja o bancos
- Conciliación de Voucher’s de Depósitos o Tarjetas vs. Abonos y Depósitos
Puntos de Venta
- Consulta de características de comandas de diferentes puntos de venta
Cuentas Corrientes
- Diversas vistas de cuentas corrientes (reserva, cliente)
- Transferencias de Pre Pagos a otras cuentas corriente
- Pre Factura de Reserva, Cliente
- Facturación
- Pre-Pagos de Reservas
- Listado de Documentos de Venta
- Anulación de documentos de Venta mediante accesos
- Reportes
- Cuentas de Consumos
- Cuentas históricas
- Cuentas pendientes de cierre (facturación)
- Statement Account
- Reimpresión de detalles de paquete turístico o de consumo facturados (disposición de la SUNAT)
Cuentas de Consumos Externos
· Relación de Documentos conciliados de Compras o Venta y sus respectivas cobranzas y pagos
Reportes de Caja
- Cuentas por Cobrar
- Cuentas por Pagar
- Registro de Ventas
- Registro de compras
- Registro de Pre Pagos
- Documentos Exonerados
- Documentos Anulados de Compra y Venta
- Plazo Pago
- Notas de Crédito
- Nota de Débito
- Facturas por Cortesía
- Recibos por Honorarios
- Cobranzas y Pagos
- Movimientos de Clientes
- Movimientos de Proveedores
- Reporte de Comandas
- Reporte de Propinas
- Propinas Cobradas
3.2. El diario:
Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.
El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente:
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto.
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:
3.2.1. Importancia y finalidad
Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.
El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.
3.2.2. El libro Diario puede ser:
El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal.
· El Diario Multicolumnar.
Diario Columnar. Importancia.
Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en una determinada transacción, se llevan en una columna especial que denominamos Cuentas Varias.
Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas pequeñas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable.
No existe un modelo único de Diario Multicolumnar, cada empresa lo diseña de acuerdo a sus necesidades.
3.2.3. Ventajas del Diario.
El diario cumple tres útiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se rededuce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase de errores.
En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee.
En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico.
3.3. Libro de caja
El libro de caja o de cuentas es uno de los tres libros oficiales de la asociación. En él deben reflejarse todos los movimientos económicos (ingresos y gastos) que ha realizado la entidad.
Igualmente y según la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (I.V.A.) es imprescindible que toda operación que se refleje en el libro tenga un soporte documental que lo justifique (factura o documento de ingreso).
Es conveniente que se lleve el libro de caja al día, si no pasando directamente todos los movimientos económicos, sí llevando la contabilidad en otro ejemplar, de esta forma evitaremos equivocarnos y realizar tachaduras o borrones en el libro, lo cual está taxativamente prohibido, pasando los datos al libro oficial una vez que tengamos dicha contabilidad absolutamente clara y que se corresponda con los gastos contraídos y los ingresos recibidos.
3.4. Libro Bancos
Muestra el Movimiento Acumulado y el Movimiento del Mes, no obstante la Cuenta Bancaria no haya tenido movimiento.
El Sistema mostrará el Acumulado al inicio del mes siguiente, de acuerdo al Movimiento del mes anterior, siempre y cuando el usuario realice el proceso Actualiza Saldos en Libro Bancos (opción del Submódulo Procesos) por cada Cuenta Bancaria, esto al terminar el ingreso de sus operaciones de ingresos y gastos de cada mes.
3.5. Diario de Caja
Todos los cobros de recibos pendientes realizados desde el TPV de cobros quedan reflejados en el Diario de Caja, además en éste se podrá realizar apuntes de manera manual para mantener un control diario de los ingresos y gastos por caja.
También se recogen los pagos con tarjeta de crédito, pues lo que se considera para determinar el destino del apunte es el origen del cobro y no donde va a parar finalmente la cantidad pagada. De igual forma, si necesita registrar el cobro por cheque o transferencia de un recibo pendiente que no ha sido remesado, éste lo debe de realizar desde el TPV de cobros, utilizando el campo "Otros Medios" para anotar la cantidad cobrada quedando anotado en el Diario de Caja.
El registro de caja se compone de los siguientes campos:
Fecha: Registra el día, mes y año en que se realizó el apunte, si bien puede ser modificado posteriormente por un usuario administrador.
Hora: Al igual que el campo anterior, registra la hora del sistema cuando se generó el apunte, siendo posible su edición posterior.
Concepto: Un breve texto sobre el origen del apunte.
Importe: Cuantía total del apunte.
Efectivo: Cantidad entregada en efectivo para satisfacer el importe del apunte.
Tarjeta: Indica la cantidad de importe abonada con tarjeta de crédito.
Cupón: Si su organización ha emitido cupones descuento podrá canjearlos indicando la cuantía sobre el importe abonada con cupones.
Otros: Cualquier otro medio de pago como pueden ser: cheques, pagarés, transferencias, etc...
Nota 1: La información introducida en el campo "Más información" del TPV de cobros para el cobro relacionado con el apunte en caja. Haga doble clic sobre el campo para abrir una ventana emergente desde la que leer o editar el contenido del campo.
Nota 2: Observaciones, texto libre sin restricción de longitud. Haga doble clic sobre el campo para abrir una ventana emergente desde la que leer o editar el contenido del campo
En la zona inferior de la pantalla se encuentran los campos que totalizan las columnas superiores.
El botón "Hoy" filtra la lista de apuntes mostrando únicamente aquellos realizados en el día actual.
El botón "Mes" filtra la lista de apuntes mostrando los realizados durante el mes actual.
El botón "Por Fechas" permite establecer un rango de fechas para el filtrado de la lista en todos aquellos apuntes realizados entre las dos fechas dadas.
Utilice la lista desplegable a la derecha de estos botones para filtrar la lista con los apuntes del usuario seleccionado.
El botón "..." permite obtener un listado para impresora organizando y agrupando los apuntes por los usuarios seleccionados.
Haga clic en el botón para anular cualquier criterio de filtrado u ordenación anteriormente establecido, esta acción hará que la lista muestre todos los apuntes registrados en caja.
Más a la derecha, en la misma zona, el botón abre el fichero de Conceptos de Caja para su edición o consulta. En este fichero puede configurar los conceptos de cobro o pago que de manera periódica suelen repetirse, agilizando así la introducción de apuntes. El contenido de este fichero es mostrado en la lista desplegable del campo "Concepto" para facilitar su asignación.
A continuación, un clic en el botón situará el cursor en un nuevo registro de apunte en caja para que sea completado por el usuario.
Use el botón para obtener un listado para impresora con las filas actuales de la lista
3.6. Diario de Banco
El diario de banco recoge los cobros de recibos remesados y pagos de gastos que han sido específicamente anotados en el diario de banco desde el formulario de registro de gastos. No se pretende con éste registro de movimientos bancarios emular el control que sobre la cuenta facilita la entidad bancaria, ya que la cuenta puede ser afectada por otros movimientos externos a la aplicación y que en cualquier caso la entidad bancaria regula con sus libretas, extractos y medios telemáticos. El objetivo principal de este diario es recoger los movimientos de banco originados por la aplicación o explícitamente registrados en éste por el usuario.
Una lista desplegable en la zona superior de la ventana permite seleccionar la cuenta bancaria sobre la que realizar o visualizar los apuntes, a la derecha de la lista de selección de cuenta, el campo "Saldo" indica la cuantía resultante de los apuntes registrados.
3.7. Caja y Bancos
Caja y Bancos son dos cuentas del Activo, donde se contabiliza la tesorería de la empresa.
Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que está físicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta corriente, depósito, etc.).
Son cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo será positivo o como mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte -100 pesetas).
No debemos confundir esta cuenta de "bancos" del Activo con otra cuenta del Pasivo que denominaremos también "bancos" o "créditos" y donde se contabiliza el dinero que la empresa debe a los bancos (créditos, préstamos, etc.).
3.7.1. Funcionamiento de estas cuentas:
Ejemplo nº 1: se constituye una empresa con una aportación de capital de los socios de 1.000.000 ptas.
· .Su reflejo en el Libro Diario será:
x
1.000.000 Caja
a
Capital 1.000.000
x
· Con un Balance inicial que será:
ACTIVO
PASIVO
Caja ................................ 1.000.000
Capital ............................. 1.000.000
x
A continuación la empresa ingresa 500.000 ptas. en el Banco (por si los cacos):
· .Su reflejo en el Libro Diario será:
x
500.000 Bancos
a
Caja 500.000
x
· Con lo que el Balance queda:
ACTIVO
PASIVO
Caja ................................... 500.000
Capital ............................. 1.000.000
Bancos .............................. 500.000
ATENCION: una pequeña observación (abróchense los cinturones):
Un apunte en el "debe" (izquierda) de Libro Diario referente a una cuenta del Activo (como es el caso de "Bancos") significa que la cuenta se incrementa (vemos que "bancos" ha pasado de "0 ptas." a "500.000 ptas.").
Por el contrario, un apunte en el "haber" (derecha) del Libro Diario referente a una cuenta del Activo (como es el caso de "caja") significa que la cuenta disminuye ("caja" ha pasado de "1.000.000 ptas." a "500.000 ptas.").
Seguimos...
Ejemplo nº 2: a continuación, la empresa adquiere un camión por 500.000 ptas. que paga con una transferencia bancaria.
· .Su reflejo en el Libro Diario será:
x
500.000 Camión
a
Bancos 500.000
x
· Con lo que el Balance queda:
ACTIVO
PASIVO
Caja ................................. 500.000
Capital ............................. 1.000.000
Camión ............................. 500.000
x
Recordar la observación que hemos hecho antes sobre como aumentan o disminuyen las cuentas del Activo.
Finalmente, vamos a ver como han quedado los Libros Mayores de las cuentas de "caja" y de "bancos":
Caja
DEBE
HABER
1.000.000
500.000
Saldo 500.000
El apunte de 1.000.000 ptas. corresponde a la aportación de capital de los socios, mientras que el apunte de 500.000 ptas. corresponde al ingreso que se hizo en el banco.
Bancos
DEBE
HABER
500.000
500.000
Saldo 0
El apunte de 500.000 ptas. de la izquierda corresponde al ingreso que se realizó con dinero de la "caja", mientras que el de la derecha corresponde a la transferncia que se hizo para pagar la compra del camión.
3.8. Documentos bancarios:
Primero debe separar los documentos de cada entidad financiera. En segundo lugar si tiene cuentas diferentes en un mismo banco debe separar los documentos de cada cuenta. Por último debe ordenarlos por fechas.
Más del 95 % de todo ese dinero en circulación está compuesto de cheques bancarios. Hay diferencias estructurales importantes que distinguen al sistema bancario europeo del de los demás países industrializados. El entorno de la auditoría en los sectores asegurador y bancario. La burbuja inversora se financió fundamentalmente con deuda, esto es, recurriendo al crédito bancario. Productos bancarios / préstamo hipotecario. Aspectos fundamentales del control interno del crédito bancario. Hsbc: crédito bancario aún lejos de nivel. Cheque bancario Nº tarjeta de crédito nombre del titular visa número. Técnica- crédito- bancario. Prestamos personales hoy. Com.
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Adquirir este producto con tarjeta de crédito en dólares cualquier lugar del mundo incluido arg. Adquirir este producto con tarjeta de crédito para otras formas de pago solicitar claves. I. V. A. Incluido el depósito bancario a la vista. Aspectos fundamentales del control interno del pasivo bancario. En la actualidad, el sistema bancario conserva dos características del sistema utilizado por los orfebres. Auditoría de la cuenta de pérdidas y ganancias en el sector bancario.
Auditoría de otras cuentas a cobrar y pagar en los sectores asegurador y bancario. Disciplina del crédito bancario y protección del consumidor. El pagaré "no a la orden" en el tráfico bancario. I. V. A. Incluido deuda de intereses en las pólizas de crédito bancario. Venta de mercaderías con cobro mediante un cheque bancario.
Antes o después el dinero procedente de un depósito bancario acaba en otro depósito bancario. Banco cetelem - crédito bancario. Rea de recursos propios en los sectores asegurador y bancario. Banco cetelem - prestamo bancario. Activos que representen créditos sobre el sector no bancario de la zona ay de la zona b. Objetivos y procedimientos de la auditoría del pasivo bancario.
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4188
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4143
3376
3877
5021
4682
5179
5489
5138
4156
5308
5804
Indudablemente, el crédito bancario justifica una actividad de gran alcance social. El derecho del sistema financiero: derecho bancario, derecho del mercado de valores. Simuladores de crédito. Como consecuencia del subdesarrollo del mercado de acciones y de bonos 24 , el peso del sector bancario es extremadamente importante en el sector financiero total. Para evitar los males asociados al sobrecalentamiento crecimiento excesivo de sectores ineficientes, empeoramiento de la balanza comercial, inflación, excesos de capacidad, problemas bancarios, etc. . Tiene algún proyecto en mente. Préstamo- bancario. Busca créditos. Net.
Problemas más relevantes que se originan en la auditoría del crédito bancario. Ganancias por entidades bancarias deposito de dinero en colombia. Normas y criterios de valoración del crédito bancario. El crecimiento del crédito bancario ayuda a la economía del país.
El truncamiento y los documentos electrónicos en el tráfico bancario. En qué se basa el negocio bancario. El sector bancario: ¿una crisis bancaria? En ambos casos, el resultado sería un empeoramiento de la salud del sistema bancario.
3.8.1. El Cheque
Un cheque es un documento bancario en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Jurídicamente el cheque es un título de crédito en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librado, el pago de una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
a)
//
Presupuestos
El cheque sólo puede ser expedido cuando se reúnan los requisitos siguientes:
El contrato de cheque: Los bancos reciben de sus clientes dinero que se obligan a devolver a la vista, cuando el cliente lo requiera. Para documentar las órdenes de pago de los clientes se utilizan los cheques.
Los fondos disponibles: La existencia de fondos disponibles es también un presupuesto de la regularidad del cheque; presupuesto cuya existencia no influye sobre la eficacia del título, y cuya ausencia es sancionada también.
b) Requisitos
Mención de ser cheque insertada en el texto del documento
Lugar y fecha en que se expide
La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero
El nombre del librado. (una institución de crédito)
El lugar de pago.
La firma del librador
c) Pago
El cheque debe pagarse en el momento en que se presente al librado. Como título de crédito que es, el pago del cheque debe hacerse precisamente contra su entrega.
Responsabilidad del librador: El librador es el principal responsable del pago del cheque. Por eso en el cheque la acción cambiaria directa se ejercita contra el librador y sus avalistas (se equipara al librador como el aceptante de la letra de cambio) y la acción de regreso en contra de los endosantes y sus avalistas.
El librador de un cheque que se presenta en tiempo y que no se pague por causa imputable al librador, es responsable de los daños y perjuicios que sufra el tenedor.
d) Características
Las características del cheque son:
· Literalidad
Significa que vale única y exclusivamente por lo que se plasme en el cheque de manera específica. y también sirve para entregar a personas y cambiarlas por dinero.
· Valor per se
Otra característica es que tienen valor per se, es decir que tiene valor por sí mismo en el documento como el titulo valor que es. Esto significa por ejemplo que al cobrarse en un banco, el poseedor, siempre y cuando el cheque cuente con endoso, no tiene que dar explicación al banco de por qué lo está cobrando.
e) A la vista
Los cheques son siempre a la vista, es decir que no tienen fecha de cuando deben ser pagados. La fecha que se plasma en el cheque sólo cumple la función de dejar constancia de cuando el emisor tenía la intención de que ese cheque se cobrase. No obstante el banco está obligado a hacer efectivo un cheque el día en que se presenta al cobro, sin importar que la fecha que aparezca plasmada en éste aún no haya llegado. Hay cheques pos-fechados. Hay que tener muy en cuenta que los cheques prescriben y por ende caducan.
· Otras características
Otra característica del cheque como título valor es que la ley le da una calidad tal, que un juicio para hacer efectivo un cheque se desarrolla en plazos más cortos, esto jurídicamente se conoce como que los títulos valores tienen fuerza ejecutiva, o que conllevan aparejada ejecución.
f) Tipos de cheques
Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas, nominales o al portador. En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en el cheque (sea esta física o jurídica). En el segundo caso, lo puede cobrar cualquier persona que sea portadora del mismo. En algunos países la legislación contempla únicamente cheques nominales, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de una persona específica.
Hay cheques que tienen límites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado; dígase, 180 días.
Cheque cruzado: Si un cheque está cruzado diagonalmente en el anverso por dos líneas paralelas, el dinero no se podrá retirar en efectivo, sino que tendrá que ser ingresado en una cuenta bancaria. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.
Cheque para abono en cuenta: Insertando la cláusula “para abono en cuenta” produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la cuenta del tenedor.
Cheque certificado: El librador exige al librado que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como “acepto” “visto” o “bueno” escritas por el librado.
Cheque de caja: Es un cheque expedido por una institución de crédito a sus propias dependencias.
Cheques de viajero: Son los expedidos por instituciones de crédito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del país o en el extranjero. Son los cheques que te los puedes llevar y cobrar en cualquier sucursal
g) Cheque en blanco
Un cheque en blanco es un cheque firmado por el propietario de la cuenta pero sin una cantidad especificada (por lo que el cobrador puede escribir cualquier cantidad y cobrarla). Es, por tanto, algo muy peligroso para quien lo firma.
Coloquialmente, firmar un cheque en blanco a alguien significa confiar en alguien de una forma casi insensata (tanto como firmar un verdadero cheque bancario sin escribir una cantidad).
h) Comisiones
Cuando se ingresa o se cobra en metálico un cheque en una entidad distinta de la que emitió pueden cobrar una comisión. Dicha comisión no existe si se cobra en la misma entidad que emitió el cheque. También era práctica común, aunque actualmente ilegal, el cobrar una comisión por gestión cuando un cheque era devuelto porque no tenía fondos. Actualmente se considera ilegal porque se cobra por un servicio, cobrar un cheque, que no se ha realizado.
3.9. Documentos de caja:
Todos los pequeños documentos que tenga de caja debe ordenarlos por fechas para luego contabilizarlos fácilmente.
Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores.
No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas.
Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.
Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.
Para la localización de un justificante, como están ordenados por fechas, podemos hacer lo mismo que para los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fácilmente lo localizamos.
Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".
Dentro de cada archivador les vamos asignando un número que nos sirve para localizarlos y archivarlos por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del archivador para ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el número del pedido y el importe del mismo para poderlos localizar a través de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos controlados con una aplicación informática es todavía mejor. Lo importante es tenerlos localizados fácilmente.
Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc. para que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada toda información en un solo archivador.
Comentaremos más adelante que es necesario un archivador de faxes recibidos y otro de emitidos, así como uno de cartas comerciales. Ahora bien todo lo relacionado con los pedidos debe estar junto en su archivador de pedidos, y si además queremos guardar una copia en el archivador de faxes o de cartas estará más controlado.
3.9.1. Presupuestos de clientes y proveedores:
Tendremos un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo lo comentado en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.
No se recomienda separarlos por aceptados y no aceptados en archivadores diferentes. Tampoco hacerlo por clientes. Aunque sea duplicar información, en caso de tener un cliente o proveedor muy importante, o con muchas ofertas, se pueden hacer copias y esta copia, si lo deseamos, guardarla junto con otros datos del cliente.
3.9.2. Albaranes:
Es necesario tener un archivador rotulado "Albaranes de proveedores" para guardar agrupados por proveedores (y no por fechas) los pendientes de comprobación. Cuando llegan las facturas se verifican con los albaranes y luego o bien se destruyen (si la factura tiene el mismo detalle que el albarán no tiene sentido guardar dos veces lo mismo) o bien, se grapan a la misma.
3.9.3. Faxes recibidos y emitidos:
Si tenemos muchos faxes lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con las facturas. Es decir, conforme van llegando, se les va dando entrada y asignando un número.
Luego, para localizar un determinado fax, si lo hemos controlado con el ordenador la localización será fácil. En caso contrario, puede tener una hoja al comienzo del archivador para ir notando la fecha, el nombre y el número de entrada para poderlos localizar a través de esta lista.
Lo ideal es tener dos archivadores uno para los faxes recibidos y otro para los emitidos.
3.9.4. Correspondencia:
El archivador de correspondencia es más libre, depende principalmente del tipo de Empresa. Una forma de hacerlo es por orden alfabético A/Z, y previa selección de cartas, publicidad, etc. Además es aconsejable:
1) Eliminar lo superfluo o no importante, ya que todos los días se reciben documentos de todo tipo.
2) Relacionar la correspondencia con facturas, pedidos, ofertas... archivándolas grapadas con sus asociados.
3) La Publicidad se puede separar de la correspondencia, abriendo carpetas de PUBLICIDAD y PROPAGANDA, ordenada por materias relacionadas con nuestra Empresa.
3.9.5. Fiscal: impuestos.
Para una buena organización y control de todos los documentos relacionados con los Impuestos debe guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores como necesite), por grupos y ordenados. Por ejemplo:
· I.V.A. 1º Trimestre Año --, 2T, 3T, 4T y Resumen.
· I.R.P.F. 1T, 2T, 3T, 4T
· Impuesto de sociedades y pagos a cuenta
· Otras declaraciones a Hacienda
· Impuestos vehículos
· Impuestos especiales
· Impuestos Ayuntamiento
· Otros
Al hacerlo de esta forma, conseguimos mantener los impuestos: ordenados, controlados, localizados y mantener el archivador operativo y manejable al retirar la documentación con los cierres del ejercicio económico.
La prevención de seguridad y riesgos laborales. Ante la importancia y cantidad de documentos de este apartado será necesario un archivador por orden alfabético para los trabajadores:
· Declaración IRPF y situación familiar trabajador.
· Entrega de EPI y de Información de seguridad.
· Revisiones médicas y controles.
· Reuniones.
· Aceptación normas laborales.
· Datos de las empresas a las que presta sus servicios.
· Etc.
Y otro archivador para la empresa con los planes de seguridad, la empresa asociada de prevención, los calendarios de revisión, vacunación, planes de formación, normas…
3.9.6. Otros archivadores
Según la actividad que tenga la empresa es posible que necesite algún archivador suplementario o quizás en lugar de archivador una caja blanca de archivo definitivo: por ejemplo las constructoras uno para cada proyecto que ejecute, etc.Debemos usar tantos archivadores como necesitemos pero siempre con la misma idea:Que todos los documentos estén bien guardados y que se encuentren fácilmente por cualquier persona de su empresa.
3.9.7. Otros registros auxiliares:
Estos controles que proponemos no son archivadores sino registros auxiliares de contabilidad que pueden ayudarnos en el control de los siguientes documentos:
3.9.8. Efectos comerciales
Para los efectos o letras de cambio a clientes de pago aplazado, es conveniente llevar un registro auxiliar del tipo Control de Letras.
Nº orden
Cliente
Nº efecto
Importe
Vencimiento
Pago
Banco
Incidencias
Nº de orden.- Es un número correlativo del 1 al infinito
Vencimiento: Fecha vencimiento del efecto
Pago.- Es la fecha en la que pagan el efecto
Banco: Banco en el que negociamos el efecto
Incidencias.- Anotaremos las que tengamos
El resto de los apartados ya se explican por sí mismos.
Este simple registro nos facilita:
· Saber si hemos girado al cliente el importe facturado.
· Controlar los vencimientos, 30 - 45- 60- 90…
· Saber en qué banco hemos negociado los efectos,
· El día que hemos negociado los efectos
· Si en lugar de negociar en bancos, hemos ENDOSADO los efectos a otro proveedor, en la casilla del banco anotamos el proveedor.
· Llevar seguimiento de vencimientos, por si se devuelven, o hay que renovar antes del vencimiento, por problemas de liquidez de nuestro cliente en un determinado momento.
3.9.9. Pagarés
Cada vez que se hace un cheque debe anotarse en la matriz del talonario todos los datos relativos al mismo.
Nº documento
Fecha
Concepto
Importe
Otros
Este apartado está al principio o al final de cada talonario de cheques o pagarés, y nos permite el control de todos los cheques emitidos. Si hay error al imprimir el cheque, o nos confundimos al rellenarlo, debemos anotar también en el registro ANULADO, NULO, DESTRUIDO, etc.
Además, si deseamos tener un justificante del mismo para contabilidad se debe hacer un documento con todos los datos del mismo y dejarlo junto con los documentos pendientes de contabilizar:
· Banco
· Nº de cuenta
· Nº de documento
· Fecha
· Concepto
· Importe
· Firma de la persona que ha emitido el cheque
3.9.10. Recibos bancarios
Una forma de cobro bastante sencilla y utilizada es el recibo bancario, similar en su forma a un efecto comercial o letra de cambio pero sin timbre del Estado.
Hecha la factura a nuestro cliente, acordamos cobro aplazado: pasamos el cobro de la misma mediante un recibo: a la vista, al vencimiento que detallamos.... etc. con todos los datos bancarios facilitados por nuestro cliente: banco, número de Cta. (20 dígitos).
El registro es similar a la letra de cambio
Nº recibo
Cliente
Importe
Vencimiento
Banco
Pago
Otros
3.10. Efectivo en Caja y Banco
El efectivo en caja es aquel efectivo que se utiliza para canjear cheques o para la recepción de depósitos.
El Efectivo en banco es el dinero existente en las bóvedas, que es el resguardo de la que se encuentra en caja y de las operaciones diarias.
3.10.1. Folletos e Instrumentos Bancarios
Instrumento de captación: Se llama así al medio por el cual el sistema bancario capta recursos del público ahorrador; entre los principales están las cuentas de cheques y de ahorro, los certificados de depósito, pagarés, bonos y obligaciones sobre títulos.
Instrumentos de ahorro líquido: Son aquellos cuyo plazo de vencimiento o canje permiten una disponibilidad inmediata del dinero. Este concepto a su vez se divide en:
Instrumentos Bancarios Líquidos: Los instrumentos bancarios líquidos son instrumentos de corto plazo, es decir, instrumentos con vencimiento hasta un año de plazo y aceptaciones bancarias.
Instrumentos no Bancarios Líquidos: se refieren a CETES, BONDES, TESOBONOS y PAPEL COMERCIAL.
Instrumentos de ahorro no líquido: Son aquéllos cuyo plazo de vencimiento o canje no permiten una disponibilidad inmediata del dinero. En esta clasificación se encuentran los instrumentos financieros a plazo. Como por ejemplo los instrumentos bancarios con vencimiento a más de un año: BIBS, AJUSTABONOS, Bonos de Renovación Urbana, Obligaciones Quirografarias, Obligaciones Hipotecarias, Pagarés de Empresas Privadas, Depósitos del Sistema de Ahorro para el Retiro.
CAPITULO IV
MARCO LEGAL
4.1. El Articulo Nº 65 del Impuesto a la Renta menciona el uso de Libros y registros contables, pues bien, el libro Caja y Bancos tiene dos formas de ser llevado, que son:
- Libro Caja Tabular o Americana y
- Libro Caja Italiana y
Otro es el Registro Auxiliar de Bancos, ese registro se utiliza para el control de las entradas y salidas de dinero de la cuenta corriente Bancaria, es decir que si la Empresa cuenta con varias cuentas corrientes pues deberá aperturar un Registro Auxiliar de Bancos para cada cuenta corriente bancaria, y separando si son en moneda nacional y en moneda extranjera.
Contablemente es necesario llevarlo un Registro Auxiliar de Bancos, para efecto de tener un adecuado control de la cuenta corriente bancaria, y determinar las posibles diferencias que se pueden generar en el transcurso del tiempo, pero eso se logra determinar mediante la Conciliación Bancaria y después se somete a una Reconciliación Bancaria para determinar el verdadero saldo de la Cuenta Corriente.
Tributáriamente, debemos tener en cuenta lo que dispone el Artículo Nº 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, nos dice que los contribuyentes generadores de rentas de 3ra Categoría comprendidos en este régimen llevaran los libros de contabilidad de acuerdo al detalle siguiente:
Personas Naturales, Sociedades Conyugales y Sucesiones Indivisas:
Hasta 100 UIT (Hasta S/.330,000)
- Libro de Inventarios y Balances
- Libro Caja y Bancos
- Registro de Ventas e Ingresos
- Registro de Compras
Mas de 100 UIT (Mas de S/.330,000)
- Contabilidad Completa
Personas Jurídicas:
Contabilidad Completa.- Los contribuyentes deben registrar en forma cronológica y sustentada, todas las transacciones efectuadas, de conformidad con las Normas legales, y técnicas contables como son:
- Libro de Inventarios y Balances
- Libro Diario
- Libro Caja y Bancos
- Libro Mayor
- Libro de Actas
- Libro de Matricula de Acciones.
Existen otros registros de uso obligatorio a ambos tipos de contribuyentes como:- Libro de Retenciones
- Registro de Activos Fijos
- Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
- Registro de Inventario Permanente Valorizado
- Registro de Costos.
Adicionalmente para las personas Naturales como Jurídicas la Ley del IGV en su artículo Nº 37 obliga a llevar:
- Registro de Ventas
- Registro de Compras
El libro Caja Italiana, por definición es un libro principal de foliación doble, donde se registran las entradas y salidas de dinero y es muy utilizado generalmente por Empresas que tienen un leve o menor movimiento en sus transacciones.
CAPITULO V
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
5.1. Tipo de Investigación
Debido a que nuestro trabajo es un tema contable, tratamos de indagar en sitios Contables, tratamos de resumir nuestro objetivo llegando a detallar los documentos bancario un tema más que importante para lo que queríamos, donde podemos decir que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
5.2. Fuentes de Investigación
Nuestro trabajo ha sido elaborado a través de una búsqueda intensa, en base a libros y búsqueda por vía Internet, así mismo, indagamos mediante ciertos Estudios Contables, los cuales nos corroboraron lo ya hecho mediante Libros e Internet.
5.3. Cronograma de Trabajo
ACTIVIDAD
MES
DIA
AÑO
Visita a la Biblioteca Universitaria
Abril
02
2008
Abril
04
2008
Abril
05
2008
Visita al Cibert Cafe
Abril
10
2008
Abril
11
2008
Realización del trabajo
Abril
12
2008
Abril
14
2008
Abril
16
2008
5.4. Presupuesto
El presupuesto con que contamos este trabajo tiene un valor aproximado de ciento cincuenta mil pesos (S/. 90.000) con el cual esperamos cumplir los objetivos planteados.
CONCLUSIONES
Los principales objetivos planteados en este trabajo han sido profundizar en que es el Asiento Contable, y su importancia. Vimos en detalle cada uno de los pasos que lo conforman en un período determinado y realizado, para finalizar con la elaboración de los documentos de caja que son una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.
Podemos decir que los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.
BIBLIOGRAFÍA
· Gran Enciclopedia del Mundo, Tomo 5, Publicada por Durvan, S.A. de Ediciones, Bilbao, España.
· Arthur W. Holmes, Auditoría, Tomo I, Principios y Procedimientos, Unión Tipográfico Editorial, Hispano-Americano, segunda edición en español, Impreso en España, 1979, pag. 1-29.
· Finney Miller, Curso de contabilidad, Tomo 1, Teoría y materia de práctica, Unión Tipográfico Editorial, Hispano-Americano, Impreso en España, 1978, pag. 1-42, 187-205.
· Willian W. Pyle, John Arch White, Kermit D. Larson, Principios Fundamentales de Contabilidad, Compañía Editorial Continental, S.A. de C.V., Octubre 1985. Pag. 101-180.
· Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt, Contabilidad Intermedia, Editorial Limusa, 1986, Impreso en Mexico, pag. 85-110.
· Charles T.Horngren, Gary L. Sundem, John A. Elliott, Introducción a Contabilidad Financiera, Quinta Edición, 1994, publicada por Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. Pag. 187-290.
· Charles T. Horngren, Contabilidad Financiera Introducción, Impreso en México 1984, Pag. 147-183, 247-294.
El presente trabajo tiene por finalidad dar a conocer todo lo referente al tema Asientos de Caja, podemos decir que se denomina asiento a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, que se realizan en contabilidad con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación en el patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una sociedad o persona física. En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contrapartida.
A lo largo de este trabajo, iremos detallando cada punto relacionado con el tema.
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. Planteamiento del Problema:
¿Cuáles son las definiciones, características de los Asientos de Caja?
1.2. Formulación del Problema:
¿Cuales son las definiciones, características, partes de los Asientos de Caja?
1.3. Justificación:
Muchos estudiosos tratan de resumir a un asiento como cada una de las anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, que se realizan en contabilidad con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación en el patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una sociedad o persona física. En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber.
El asiento de cada transacción indica qué cuenta debe cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.
1.4. Objetivos:
1.4.1. General:
Definir y resumir, características, partes de los asientos de caja, teniendo como referencia el módulo de Cajas y Bancos que administra la información de las facturas emitidas y recibidas así como el flujo de las cajas del hotel y la conciliación de pagos y abonos. El módulo ofrece una interfaz visual para la gestión de las cuentas, permitiendo evaluar caja, pagos, cobranzas y emitir informes diarios o semanales sobre los resultados de estas transacciones.
1.4.2. Específicos:
· Analizar su importancia.
· Determinar cuales son sus características.
· Indagar los casos, relacionados a este tema.
· Establecer que tipos, partes que componen los asientos de caja.
CAPITULO II
MARCO CONCEPTUAL
2.1. Asientos:
Registro de una operación real o virtual en el libro correspondiente. Registro de las operaciones financieras y presupuestarias ejercidas o devengadas que se realizan en los libros principales de las dependencias y entidades del Gobierno Federal.
2.2. Libro de Caja
El libro de caja o de cuentas es uno de los tres libros oficiales de la asociación. En él deben reflejarse todos los movimientos económicos (ingresos y gastos) que ha realizado la entidad.
2.3. Libro Bancos
Muestra el Movimiento Acumulado y el Movimiento del Mes, no obstante la Cuenta Bancaria no haya tenido movimiento.
2.4. Documento Bancario
Documento bancario es aquel que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
2.5. Documento de Caja:
Son todos los pequeños documentos que tenga de caja debe ordenarlos por fechas para luego contabilizarlos fácilmente.
CAPITULO III
MARCO TEÓRICO
3.1. Asientos del módulo de Cajas y Bancos
El módulo de Cajas y Bancos administra la información de las facturas emitidas y recibidas así como el flujo de las cajas del hotel y la conciliación de pagos y abonos. El módulo ofrece una interfaz visual para la gestión de las cuentas, permitiendo evaluar caja, pagos, cobranzas y emitir informes diarios o semanales sobre los resultados de estas transacciones. Las ventas y compras, la información de caja y conciliaciones, así como el resultado de los inventarios y movimiento de almacén resultan en tablas y registros que pueden ser integrados en módulos de contabilidad con capacidad de leer los datos para adecuarlos a un plan contable que se define libremente. Los módulos de caja, facturación, almacén, reservas y puntos de venta admiten el uso de dos monedas simultáneamente.
La suma de los módulos ofrece una solución integral que gestiona la información de diversos ámbitos del hotel, brindando la posibilidad de usar y eventualmente nuevos reportes gerenciales y estadísticos que abarcan la suma de las áreas de operación de la empresa.
Al atender un requerimiento, se genera automáticamente el número de la nota de pedido como referencia; así mismo un requerimiento se puede enlazar con una orden de compra.
3.1.1. Características y Funcionalidades
Registro, mantenimiento y configuración de Cajas de Hotel
- Asignación de Tipos de documentos de Facturación, serie y número vinculado a una caja
- Definición de Caja Principal y Cajas Anexas
Transacciones de caja y bancos para caja principal
- Adición de Fondos
- Movimientos de caja y bancos
Cierre mensual de Caja Principal, Cajas anexas y Cuentas bancarias.
Movimientos de caja y bancos
- Registro de movimientos de caja y bancos
Liquidación de caja
- Registro y emisión de cierres de operaciones por rangos de fecha (Turnos)
- Re impresión de cierres registrados
Conciliación de documentos compras y ventas
- Verificación y VºBº de documentos, pagos y cobranzas efectuadas por caja
Cuentas Transitorias de compras y ventas
- Conciliar Documentos pendientes vs. Pagos efectuados por clientes o proveedores
- Conciliación de Comprobantes de pago vs. Depósitos en caja o bancos
- Conciliación de Voucher’s de Depósitos o Tarjetas vs. Abonos y Depósitos
Puntos de Venta
- Consulta de características de comandas de diferentes puntos de venta
Cuentas Corrientes
- Diversas vistas de cuentas corrientes (reserva, cliente)
- Transferencias de Pre Pagos a otras cuentas corriente
- Pre Factura de Reserva, Cliente
- Facturación
- Pre-Pagos de Reservas
- Listado de Documentos de Venta
- Anulación de documentos de Venta mediante accesos
- Reportes
- Cuentas de Consumos
- Cuentas históricas
- Cuentas pendientes de cierre (facturación)
- Statement Account
- Reimpresión de detalles de paquete turístico o de consumo facturados (disposición de la SUNAT)
Cuentas de Consumos Externos
· Relación de Documentos conciliados de Compras o Venta y sus respectivas cobranzas y pagos
Reportes de Caja
- Cuentas por Cobrar
- Cuentas por Pagar
- Registro de Ventas
- Registro de compras
- Registro de Pre Pagos
- Documentos Exonerados
- Documentos Anulados de Compra y Venta
- Plazo Pago
- Notas de Crédito
- Nota de Débito
- Facturas por Cortesía
- Recibos por Honorarios
- Cobranzas y Pagos
- Movimientos de Clientes
- Movimientos de Proveedores
- Reporte de Comandas
- Reporte de Propinas
- Propinas Cobradas
3.2. El diario:
Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.
El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente:
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto.
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:
3.2.1. Importancia y finalidad
Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.
El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.
3.2.2. El libro Diario puede ser:
El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal.
· El Diario Multicolumnar.
Diario Columnar. Importancia.
Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en una determinada transacción, se llevan en una columna especial que denominamos Cuentas Varias.
Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas pequeñas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable.
No existe un modelo único de Diario Multicolumnar, cada empresa lo diseña de acuerdo a sus necesidades.
3.2.3. Ventajas del Diario.
El diario cumple tres útiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se rededuce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase de errores.
En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee.
En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico.
3.3. Libro de caja
El libro de caja o de cuentas es uno de los tres libros oficiales de la asociación. En él deben reflejarse todos los movimientos económicos (ingresos y gastos) que ha realizado la entidad.
Igualmente y según la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (I.V.A.) es imprescindible que toda operación que se refleje en el libro tenga un soporte documental que lo justifique (factura o documento de ingreso).
Es conveniente que se lleve el libro de caja al día, si no pasando directamente todos los movimientos económicos, sí llevando la contabilidad en otro ejemplar, de esta forma evitaremos equivocarnos y realizar tachaduras o borrones en el libro, lo cual está taxativamente prohibido, pasando los datos al libro oficial una vez que tengamos dicha contabilidad absolutamente clara y que se corresponda con los gastos contraídos y los ingresos recibidos.
3.4. Libro Bancos
Muestra el Movimiento Acumulado y el Movimiento del Mes, no obstante la Cuenta Bancaria no haya tenido movimiento.
El Sistema mostrará el Acumulado al inicio del mes siguiente, de acuerdo al Movimiento del mes anterior, siempre y cuando el usuario realice el proceso Actualiza Saldos en Libro Bancos (opción del Submódulo Procesos) por cada Cuenta Bancaria, esto al terminar el ingreso de sus operaciones de ingresos y gastos de cada mes.
3.5. Diario de Caja
Todos los cobros de recibos pendientes realizados desde el TPV de cobros quedan reflejados en el Diario de Caja, además en éste se podrá realizar apuntes de manera manual para mantener un control diario de los ingresos y gastos por caja.
También se recogen los pagos con tarjeta de crédito, pues lo que se considera para determinar el destino del apunte es el origen del cobro y no donde va a parar finalmente la cantidad pagada. De igual forma, si necesita registrar el cobro por cheque o transferencia de un recibo pendiente que no ha sido remesado, éste lo debe de realizar desde el TPV de cobros, utilizando el campo "Otros Medios" para anotar la cantidad cobrada quedando anotado en el Diario de Caja.
El registro de caja se compone de los siguientes campos:
Fecha: Registra el día, mes y año en que se realizó el apunte, si bien puede ser modificado posteriormente por un usuario administrador.
Hora: Al igual que el campo anterior, registra la hora del sistema cuando se generó el apunte, siendo posible su edición posterior.
Concepto: Un breve texto sobre el origen del apunte.
Importe: Cuantía total del apunte.
Efectivo: Cantidad entregada en efectivo para satisfacer el importe del apunte.
Tarjeta: Indica la cantidad de importe abonada con tarjeta de crédito.
Cupón: Si su organización ha emitido cupones descuento podrá canjearlos indicando la cuantía sobre el importe abonada con cupones.
Otros: Cualquier otro medio de pago como pueden ser: cheques, pagarés, transferencias, etc...
Nota 1: La información introducida en el campo "Más información" del TPV de cobros para el cobro relacionado con el apunte en caja. Haga doble clic sobre el campo para abrir una ventana emergente desde la que leer o editar el contenido del campo.
Nota 2: Observaciones, texto libre sin restricción de longitud. Haga doble clic sobre el campo para abrir una ventana emergente desde la que leer o editar el contenido del campo
En la zona inferior de la pantalla se encuentran los campos que totalizan las columnas superiores.
El botón "Hoy" filtra la lista de apuntes mostrando únicamente aquellos realizados en el día actual.
El botón "Mes" filtra la lista de apuntes mostrando los realizados durante el mes actual.
El botón "Por Fechas" permite establecer un rango de fechas para el filtrado de la lista en todos aquellos apuntes realizados entre las dos fechas dadas.
Utilice la lista desplegable a la derecha de estos botones para filtrar la lista con los apuntes del usuario seleccionado.
El botón "..." permite obtener un listado para impresora organizando y agrupando los apuntes por los usuarios seleccionados.
Haga clic en el botón para anular cualquier criterio de filtrado u ordenación anteriormente establecido, esta acción hará que la lista muestre todos los apuntes registrados en caja.
Más a la derecha, en la misma zona, el botón abre el fichero de Conceptos de Caja para su edición o consulta. En este fichero puede configurar los conceptos de cobro o pago que de manera periódica suelen repetirse, agilizando así la introducción de apuntes. El contenido de este fichero es mostrado en la lista desplegable del campo "Concepto" para facilitar su asignación.
A continuación, un clic en el botón situará el cursor en un nuevo registro de apunte en caja para que sea completado por el usuario.
Use el botón para obtener un listado para impresora con las filas actuales de la lista
3.6. Diario de Banco
El diario de banco recoge los cobros de recibos remesados y pagos de gastos que han sido específicamente anotados en el diario de banco desde el formulario de registro de gastos. No se pretende con éste registro de movimientos bancarios emular el control que sobre la cuenta facilita la entidad bancaria, ya que la cuenta puede ser afectada por otros movimientos externos a la aplicación y que en cualquier caso la entidad bancaria regula con sus libretas, extractos y medios telemáticos. El objetivo principal de este diario es recoger los movimientos de banco originados por la aplicación o explícitamente registrados en éste por el usuario.
Una lista desplegable en la zona superior de la ventana permite seleccionar la cuenta bancaria sobre la que realizar o visualizar los apuntes, a la derecha de la lista de selección de cuenta, el campo "Saldo" indica la cuantía resultante de los apuntes registrados.
3.7. Caja y Bancos
Caja y Bancos son dos cuentas del Activo, donde se contabiliza la tesorería de la empresa.
Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que está físicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta corriente, depósito, etc.).
Son cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo será positivo o como mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte -100 pesetas).
No debemos confundir esta cuenta de "bancos" del Activo con otra cuenta del Pasivo que denominaremos también "bancos" o "créditos" y donde se contabiliza el dinero que la empresa debe a los bancos (créditos, préstamos, etc.).
3.7.1. Funcionamiento de estas cuentas:
Ejemplo nº 1: se constituye una empresa con una aportación de capital de los socios de 1.000.000 ptas.
· .Su reflejo en el Libro Diario será:
x
1.000.000 Caja
a
Capital 1.000.000
x
· Con un Balance inicial que será:
ACTIVO
PASIVO
Caja ................................ 1.000.000
Capital ............................. 1.000.000
x
A continuación la empresa ingresa 500.000 ptas. en el Banco (por si los cacos):
· .Su reflejo en el Libro Diario será:
x
500.000 Bancos
a
Caja 500.000
x
· Con lo que el Balance queda:
ACTIVO
PASIVO
Caja ................................... 500.000
Capital ............................. 1.000.000
Bancos .............................. 500.000
ATENCION: una pequeña observación (abróchense los cinturones):
Un apunte en el "debe" (izquierda) de Libro Diario referente a una cuenta del Activo (como es el caso de "Bancos") significa que la cuenta se incrementa (vemos que "bancos" ha pasado de "0 ptas." a "500.000 ptas.").
Por el contrario, un apunte en el "haber" (derecha) del Libro Diario referente a una cuenta del Activo (como es el caso de "caja") significa que la cuenta disminuye ("caja" ha pasado de "1.000.000 ptas." a "500.000 ptas.").
Seguimos...
Ejemplo nº 2: a continuación, la empresa adquiere un camión por 500.000 ptas. que paga con una transferencia bancaria.
· .Su reflejo en el Libro Diario será:
x
500.000 Camión
a
Bancos 500.000
x
· Con lo que el Balance queda:
ACTIVO
PASIVO
Caja ................................. 500.000
Capital ............................. 1.000.000
Camión ............................. 500.000
x
Recordar la observación que hemos hecho antes sobre como aumentan o disminuyen las cuentas del Activo.
Finalmente, vamos a ver como han quedado los Libros Mayores de las cuentas de "caja" y de "bancos":
Caja
DEBE
HABER
1.000.000
500.000
Saldo 500.000
El apunte de 1.000.000 ptas. corresponde a la aportación de capital de los socios, mientras que el apunte de 500.000 ptas. corresponde al ingreso que se hizo en el banco.
Bancos
DEBE
HABER
500.000
500.000
Saldo 0
El apunte de 500.000 ptas. de la izquierda corresponde al ingreso que se realizó con dinero de la "caja", mientras que el de la derecha corresponde a la transferncia que se hizo para pagar la compra del camión.
3.8. Documentos bancarios:
Primero debe separar los documentos de cada entidad financiera. En segundo lugar si tiene cuentas diferentes en un mismo banco debe separar los documentos de cada cuenta. Por último debe ordenarlos por fechas.
Más del 95 % de todo ese dinero en circulación está compuesto de cheques bancarios. Hay diferencias estructurales importantes que distinguen al sistema bancario europeo del de los demás países industrializados. El entorno de la auditoría en los sectores asegurador y bancario. La burbuja inversora se financió fundamentalmente con deuda, esto es, recurriendo al crédito bancario. Productos bancarios / préstamo hipotecario. Aspectos fundamentales del control interno del crédito bancario. Hsbc: crédito bancario aún lejos de nivel. Cheque bancario Nº tarjeta de crédito nombre del titular visa número. Técnica- crédito- bancario. Prestamos personales hoy. Com.
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Adquirir este producto con tarjeta de crédito en dólares cualquier lugar del mundo incluido arg. Adquirir este producto con tarjeta de crédito para otras formas de pago solicitar claves. I. V. A. Incluido el depósito bancario a la vista. Aspectos fundamentales del control interno del pasivo bancario. En la actualidad, el sistema bancario conserva dos características del sistema utilizado por los orfebres. Auditoría de la cuenta de pérdidas y ganancias en el sector bancario.
Auditoría de otras cuentas a cobrar y pagar en los sectores asegurador y bancario. Disciplina del crédito bancario y protección del consumidor. El pagaré "no a la orden" en el tráfico bancario. I. V. A. Incluido deuda de intereses en las pólizas de crédito bancario. Venta de mercaderías con cobro mediante un cheque bancario.
Antes o después el dinero procedente de un depósito bancario acaba en otro depósito bancario. Banco cetelem - crédito bancario. Rea de recursos propios en los sectores asegurador y bancario. Banco cetelem - prestamo bancario. Activos que representen créditos sobre el sector no bancario de la zona ay de la zona b. Objetivos y procedimientos de la auditoría del pasivo bancario.
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Indudablemente, el crédito bancario justifica una actividad de gran alcance social. El derecho del sistema financiero: derecho bancario, derecho del mercado de valores. Simuladores de crédito. Como consecuencia del subdesarrollo del mercado de acciones y de bonos 24 , el peso del sector bancario es extremadamente importante en el sector financiero total. Para evitar los males asociados al sobrecalentamiento crecimiento excesivo de sectores ineficientes, empeoramiento de la balanza comercial, inflación, excesos de capacidad, problemas bancarios, etc. . Tiene algún proyecto en mente. Préstamo- bancario. Busca créditos. Net.
Problemas más relevantes que se originan en la auditoría del crédito bancario. Ganancias por entidades bancarias deposito de dinero en colombia. Normas y criterios de valoración del crédito bancario. El crecimiento del crédito bancario ayuda a la economía del país.
El truncamiento y los documentos electrónicos en el tráfico bancario. En qué se basa el negocio bancario. El sector bancario: ¿una crisis bancaria? En ambos casos, el resultado sería un empeoramiento de la salud del sistema bancario.
3.8.1. El Cheque
Un cheque es un documento bancario en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Jurídicamente el cheque es un título de crédito en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librado, el pago de una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
a)
//
Presupuestos
El cheque sólo puede ser expedido cuando se reúnan los requisitos siguientes:
El contrato de cheque: Los bancos reciben de sus clientes dinero que se obligan a devolver a la vista, cuando el cliente lo requiera. Para documentar las órdenes de pago de los clientes se utilizan los cheques.
Los fondos disponibles: La existencia de fondos disponibles es también un presupuesto de la regularidad del cheque; presupuesto cuya existencia no influye sobre la eficacia del título, y cuya ausencia es sancionada también.
b) Requisitos
Mención de ser cheque insertada en el texto del documento
Lugar y fecha en que se expide
La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero
El nombre del librado. (una institución de crédito)
El lugar de pago.
La firma del librador
c) Pago
El cheque debe pagarse en el momento en que se presente al librado. Como título de crédito que es, el pago del cheque debe hacerse precisamente contra su entrega.
Responsabilidad del librador: El librador es el principal responsable del pago del cheque. Por eso en el cheque la acción cambiaria directa se ejercita contra el librador y sus avalistas (se equipara al librador como el aceptante de la letra de cambio) y la acción de regreso en contra de los endosantes y sus avalistas.
El librador de un cheque que se presenta en tiempo y que no se pague por causa imputable al librador, es responsable de los daños y perjuicios que sufra el tenedor.
d) Características
Las características del cheque son:
· Literalidad
Significa que vale única y exclusivamente por lo que se plasme en el cheque de manera específica. y también sirve para entregar a personas y cambiarlas por dinero.
· Valor per se
Otra característica es que tienen valor per se, es decir que tiene valor por sí mismo en el documento como el titulo valor que es. Esto significa por ejemplo que al cobrarse en un banco, el poseedor, siempre y cuando el cheque cuente con endoso, no tiene que dar explicación al banco de por qué lo está cobrando.
e) A la vista
Los cheques son siempre a la vista, es decir que no tienen fecha de cuando deben ser pagados. La fecha que se plasma en el cheque sólo cumple la función de dejar constancia de cuando el emisor tenía la intención de que ese cheque se cobrase. No obstante el banco está obligado a hacer efectivo un cheque el día en que se presenta al cobro, sin importar que la fecha que aparezca plasmada en éste aún no haya llegado. Hay cheques pos-fechados. Hay que tener muy en cuenta que los cheques prescriben y por ende caducan.
· Otras características
Otra característica del cheque como título valor es que la ley le da una calidad tal, que un juicio para hacer efectivo un cheque se desarrolla en plazos más cortos, esto jurídicamente se conoce como que los títulos valores tienen fuerza ejecutiva, o que conllevan aparejada ejecución.
f) Tipos de cheques
Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas, nominales o al portador. En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en el cheque (sea esta física o jurídica). En el segundo caso, lo puede cobrar cualquier persona que sea portadora del mismo. En algunos países la legislación contempla únicamente cheques nominales, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de una persona específica.
Hay cheques que tienen límites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado; dígase, 180 días.
Cheque cruzado: Si un cheque está cruzado diagonalmente en el anverso por dos líneas paralelas, el dinero no se podrá retirar en efectivo, sino que tendrá que ser ingresado en una cuenta bancaria. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.
Cheque para abono en cuenta: Insertando la cláusula “para abono en cuenta” produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la cuenta del tenedor.
Cheque certificado: El librador exige al librado que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como “acepto” “visto” o “bueno” escritas por el librado.
Cheque de caja: Es un cheque expedido por una institución de crédito a sus propias dependencias.
Cheques de viajero: Son los expedidos por instituciones de crédito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del país o en el extranjero. Son los cheques que te los puedes llevar y cobrar en cualquier sucursal
g) Cheque en blanco
Un cheque en blanco es un cheque firmado por el propietario de la cuenta pero sin una cantidad especificada (por lo que el cobrador puede escribir cualquier cantidad y cobrarla). Es, por tanto, algo muy peligroso para quien lo firma.
Coloquialmente, firmar un cheque en blanco a alguien significa confiar en alguien de una forma casi insensata (tanto como firmar un verdadero cheque bancario sin escribir una cantidad).
h) Comisiones
Cuando se ingresa o se cobra en metálico un cheque en una entidad distinta de la que emitió pueden cobrar una comisión. Dicha comisión no existe si se cobra en la misma entidad que emitió el cheque. También era práctica común, aunque actualmente ilegal, el cobrar una comisión por gestión cuando un cheque era devuelto porque no tenía fondos. Actualmente se considera ilegal porque se cobra por un servicio, cobrar un cheque, que no se ha realizado.
3.9. Documentos de caja:
Todos los pequeños documentos que tenga de caja debe ordenarlos por fechas para luego contabilizarlos fácilmente.
Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores.
No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas.
Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.
Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.
Para la localización de un justificante, como están ordenados por fechas, podemos hacer lo mismo que para los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fácilmente lo localizamos.
Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para guardar los pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".
Dentro de cada archivador les vamos asignando un número que nos sirve para localizarlos y archivarlos por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del archivador para ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el número del pedido y el importe del mismo para poderlos localizar a través de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos controlados con una aplicación informática es todavía mejor. Lo importante es tenerlos localizados fácilmente.
Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc. para que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada toda información en un solo archivador.
Comentaremos más adelante que es necesario un archivador de faxes recibidos y otro de emitidos, así como uno de cartas comerciales. Ahora bien todo lo relacionado con los pedidos debe estar junto en su archivador de pedidos, y si además queremos guardar una copia en el archivador de faxes o de cartas estará más controlado.
3.9.1. Presupuestos de clientes y proveedores:
Tendremos un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo lo comentado en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.
No se recomienda separarlos por aceptados y no aceptados en archivadores diferentes. Tampoco hacerlo por clientes. Aunque sea duplicar información, en caso de tener un cliente o proveedor muy importante, o con muchas ofertas, se pueden hacer copias y esta copia, si lo deseamos, guardarla junto con otros datos del cliente.
3.9.2. Albaranes:
Es necesario tener un archivador rotulado "Albaranes de proveedores" para guardar agrupados por proveedores (y no por fechas) los pendientes de comprobación. Cuando llegan las facturas se verifican con los albaranes y luego o bien se destruyen (si la factura tiene el mismo detalle que el albarán no tiene sentido guardar dos veces lo mismo) o bien, se grapan a la misma.
3.9.3. Faxes recibidos y emitidos:
Si tenemos muchos faxes lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con las facturas. Es decir, conforme van llegando, se les va dando entrada y asignando un número.
Luego, para localizar un determinado fax, si lo hemos controlado con el ordenador la localización será fácil. En caso contrario, puede tener una hoja al comienzo del archivador para ir notando la fecha, el nombre y el número de entrada para poderlos localizar a través de esta lista.
Lo ideal es tener dos archivadores uno para los faxes recibidos y otro para los emitidos.
3.9.4. Correspondencia:
El archivador de correspondencia es más libre, depende principalmente del tipo de Empresa. Una forma de hacerlo es por orden alfabético A/Z, y previa selección de cartas, publicidad, etc. Además es aconsejable:
1) Eliminar lo superfluo o no importante, ya que todos los días se reciben documentos de todo tipo.
2) Relacionar la correspondencia con facturas, pedidos, ofertas... archivándolas grapadas con sus asociados.
3) La Publicidad se puede separar de la correspondencia, abriendo carpetas de PUBLICIDAD y PROPAGANDA, ordenada por materias relacionadas con nuestra Empresa.
3.9.5. Fiscal: impuestos.
Para una buena organización y control de todos los documentos relacionados con los Impuestos debe guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores como necesite), por grupos y ordenados. Por ejemplo:
· I.V.A. 1º Trimestre Año --, 2T, 3T, 4T y Resumen.
· I.R.P.F. 1T, 2T, 3T, 4T
· Impuesto de sociedades y pagos a cuenta
· Otras declaraciones a Hacienda
· Impuestos vehículos
· Impuestos especiales
· Impuestos Ayuntamiento
· Otros
Al hacerlo de esta forma, conseguimos mantener los impuestos: ordenados, controlados, localizados y mantener el archivador operativo y manejable al retirar la documentación con los cierres del ejercicio económico.
La prevención de seguridad y riesgos laborales. Ante la importancia y cantidad de documentos de este apartado será necesario un archivador por orden alfabético para los trabajadores:
· Declaración IRPF y situación familiar trabajador.
· Entrega de EPI y de Información de seguridad.
· Revisiones médicas y controles.
· Reuniones.
· Aceptación normas laborales.
· Datos de las empresas a las que presta sus servicios.
· Etc.
Y otro archivador para la empresa con los planes de seguridad, la empresa asociada de prevención, los calendarios de revisión, vacunación, planes de formación, normas…
3.9.6. Otros archivadores
Según la actividad que tenga la empresa es posible que necesite algún archivador suplementario o quizás en lugar de archivador una caja blanca de archivo definitivo: por ejemplo las constructoras uno para cada proyecto que ejecute, etc.Debemos usar tantos archivadores como necesitemos pero siempre con la misma idea:Que todos los documentos estén bien guardados y que se encuentren fácilmente por cualquier persona de su empresa.
3.9.7. Otros registros auxiliares:
Estos controles que proponemos no son archivadores sino registros auxiliares de contabilidad que pueden ayudarnos en el control de los siguientes documentos:
3.9.8. Efectos comerciales
Para los efectos o letras de cambio a clientes de pago aplazado, es conveniente llevar un registro auxiliar del tipo Control de Letras.
Nº orden
Cliente
Nº efecto
Importe
Vencimiento
Pago
Banco
Incidencias
Nº de orden.- Es un número correlativo del 1 al infinito
Vencimiento: Fecha vencimiento del efecto
Pago.- Es la fecha en la que pagan el efecto
Banco: Banco en el que negociamos el efecto
Incidencias.- Anotaremos las que tengamos
El resto de los apartados ya se explican por sí mismos.
Este simple registro nos facilita:
· Saber si hemos girado al cliente el importe facturado.
· Controlar los vencimientos, 30 - 45- 60- 90…
· Saber en qué banco hemos negociado los efectos,
· El día que hemos negociado los efectos
· Si en lugar de negociar en bancos, hemos ENDOSADO los efectos a otro proveedor, en la casilla del banco anotamos el proveedor.
· Llevar seguimiento de vencimientos, por si se devuelven, o hay que renovar antes del vencimiento, por problemas de liquidez de nuestro cliente en un determinado momento.
3.9.9. Pagarés
Cada vez que se hace un cheque debe anotarse en la matriz del talonario todos los datos relativos al mismo.
Nº documento
Fecha
Concepto
Importe
Otros
Este apartado está al principio o al final de cada talonario de cheques o pagarés, y nos permite el control de todos los cheques emitidos. Si hay error al imprimir el cheque, o nos confundimos al rellenarlo, debemos anotar también en el registro ANULADO, NULO, DESTRUIDO, etc.
Además, si deseamos tener un justificante del mismo para contabilidad se debe hacer un documento con todos los datos del mismo y dejarlo junto con los documentos pendientes de contabilizar:
· Banco
· Nº de cuenta
· Nº de documento
· Fecha
· Concepto
· Importe
· Firma de la persona que ha emitido el cheque
3.9.10. Recibos bancarios
Una forma de cobro bastante sencilla y utilizada es el recibo bancario, similar en su forma a un efecto comercial o letra de cambio pero sin timbre del Estado.
Hecha la factura a nuestro cliente, acordamos cobro aplazado: pasamos el cobro de la misma mediante un recibo: a la vista, al vencimiento que detallamos.... etc. con todos los datos bancarios facilitados por nuestro cliente: banco, número de Cta. (20 dígitos).
El registro es similar a la letra de cambio
Nº recibo
Cliente
Importe
Vencimiento
Banco
Pago
Otros
3.10. Efectivo en Caja y Banco
El efectivo en caja es aquel efectivo que se utiliza para canjear cheques o para la recepción de depósitos.
El Efectivo en banco es el dinero existente en las bóvedas, que es el resguardo de la que se encuentra en caja y de las operaciones diarias.
3.10.1. Folletos e Instrumentos Bancarios
Instrumento de captación: Se llama así al medio por el cual el sistema bancario capta recursos del público ahorrador; entre los principales están las cuentas de cheques y de ahorro, los certificados de depósito, pagarés, bonos y obligaciones sobre títulos.
Instrumentos de ahorro líquido: Son aquellos cuyo plazo de vencimiento o canje permiten una disponibilidad inmediata del dinero. Este concepto a su vez se divide en:
Instrumentos Bancarios Líquidos: Los instrumentos bancarios líquidos son instrumentos de corto plazo, es decir, instrumentos con vencimiento hasta un año de plazo y aceptaciones bancarias.
Instrumentos no Bancarios Líquidos: se refieren a CETES, BONDES, TESOBONOS y PAPEL COMERCIAL.
Instrumentos de ahorro no líquido: Son aquéllos cuyo plazo de vencimiento o canje no permiten una disponibilidad inmediata del dinero. En esta clasificación se encuentran los instrumentos financieros a plazo. Como por ejemplo los instrumentos bancarios con vencimiento a más de un año: BIBS, AJUSTABONOS, Bonos de Renovación Urbana, Obligaciones Quirografarias, Obligaciones Hipotecarias, Pagarés de Empresas Privadas, Depósitos del Sistema de Ahorro para el Retiro.
CAPITULO IV
MARCO LEGAL
4.1. El Articulo Nº 65 del Impuesto a la Renta menciona el uso de Libros y registros contables, pues bien, el libro Caja y Bancos tiene dos formas de ser llevado, que son:
- Libro Caja Tabular o Americana y
- Libro Caja Italiana y
Otro es el Registro Auxiliar de Bancos, ese registro se utiliza para el control de las entradas y salidas de dinero de la cuenta corriente Bancaria, es decir que si la Empresa cuenta con varias cuentas corrientes pues deberá aperturar un Registro Auxiliar de Bancos para cada cuenta corriente bancaria, y separando si son en moneda nacional y en moneda extranjera.
Contablemente es necesario llevarlo un Registro Auxiliar de Bancos, para efecto de tener un adecuado control de la cuenta corriente bancaria, y determinar las posibles diferencias que se pueden generar en el transcurso del tiempo, pero eso se logra determinar mediante la Conciliación Bancaria y después se somete a una Reconciliación Bancaria para determinar el verdadero saldo de la Cuenta Corriente.
Tributáriamente, debemos tener en cuenta lo que dispone el Artículo Nº 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, nos dice que los contribuyentes generadores de rentas de 3ra Categoría comprendidos en este régimen llevaran los libros de contabilidad de acuerdo al detalle siguiente:
Personas Naturales, Sociedades Conyugales y Sucesiones Indivisas:
Hasta 100 UIT (Hasta S/.330,000)
- Libro de Inventarios y Balances
- Libro Caja y Bancos
- Registro de Ventas e Ingresos
- Registro de Compras
Mas de 100 UIT (Mas de S/.330,000)
- Contabilidad Completa
Personas Jurídicas:
Contabilidad Completa.- Los contribuyentes deben registrar en forma cronológica y sustentada, todas las transacciones efectuadas, de conformidad con las Normas legales, y técnicas contables como son:
- Libro de Inventarios y Balances
- Libro Diario
- Libro Caja y Bancos
- Libro Mayor
- Libro de Actas
- Libro de Matricula de Acciones.
Existen otros registros de uso obligatorio a ambos tipos de contribuyentes como:- Libro de Retenciones
- Registro de Activos Fijos
- Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
- Registro de Inventario Permanente Valorizado
- Registro de Costos.
Adicionalmente para las personas Naturales como Jurídicas la Ley del IGV en su artículo Nº 37 obliga a llevar:
- Registro de Ventas
- Registro de Compras
El libro Caja Italiana, por definición es un libro principal de foliación doble, donde se registran las entradas y salidas de dinero y es muy utilizado generalmente por Empresas que tienen un leve o menor movimiento en sus transacciones.
CAPITULO V
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
5.1. Tipo de Investigación
Debido a que nuestro trabajo es un tema contable, tratamos de indagar en sitios Contables, tratamos de resumir nuestro objetivo llegando a detallar los documentos bancario un tema más que importante para lo que queríamos, donde podemos decir que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
5.2. Fuentes de Investigación
Nuestro trabajo ha sido elaborado a través de una búsqueda intensa, en base a libros y búsqueda por vía Internet, así mismo, indagamos mediante ciertos Estudios Contables, los cuales nos corroboraron lo ya hecho mediante Libros e Internet.
5.3. Cronograma de Trabajo
ACTIVIDAD
MES
DIA
AÑO
Visita a la Biblioteca Universitaria
Abril
02
2008
Abril
04
2008
Abril
05
2008
Visita al Cibert Cafe
Abril
10
2008
Abril
11
2008
Realización del trabajo
Abril
12
2008
Abril
14
2008
Abril
16
2008
5.4. Presupuesto
El presupuesto con que contamos este trabajo tiene un valor aproximado de ciento cincuenta mil pesos (S/. 90.000) con el cual esperamos cumplir los objetivos planteados.
CONCLUSIONES
Los principales objetivos planteados en este trabajo han sido profundizar en que es el Asiento Contable, y su importancia. Vimos en detalle cada uno de los pasos que lo conforman en un período determinado y realizado, para finalizar con la elaboración de los documentos de caja que son una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.
Podemos decir que los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.
BIBLIOGRAFÍA
· Gran Enciclopedia del Mundo, Tomo 5, Publicada por Durvan, S.A. de Ediciones, Bilbao, España.
· Arthur W. Holmes, Auditoría, Tomo I, Principios y Procedimientos, Unión Tipográfico Editorial, Hispano-Americano, segunda edición en español, Impreso en España, 1979, pag. 1-29.
· Finney Miller, Curso de contabilidad, Tomo 1, Teoría y materia de práctica, Unión Tipográfico Editorial, Hispano-Americano, Impreso en España, 1978, pag. 1-42, 187-205.
· Willian W. Pyle, John Arch White, Kermit D. Larson, Principios Fundamentales de Contabilidad, Compañía Editorial Continental, S.A. de C.V., Octubre 1985. Pag. 101-180.
· Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt, Contabilidad Intermedia, Editorial Limusa, 1986, Impreso en Mexico, pag. 85-110.
· Charles T.Horngren, Gary L. Sundem, John A. Elliott, Introducción a Contabilidad Financiera, Quinta Edición, 1994, publicada por Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. Pag. 187-290.
· Charles T. Horngren, Contabilidad Financiera Introducción, Impreso en México 1984, Pag. 147-183, 247-294.
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